Faktureringsrutiner

Alle ordrer blir genert og godkjent i https://shop.oslolunsj.no. Ordrene i shop og Tripletex skal være identiske. Alle feil på ordre må derfor rettes i Shop og deretter eksporteres til Tripletex. Kun unntaksvis kan ordre korrigeres i Tripletex og kun ved små endringer som f eks frakt. Det må legges ved en forklaring til faktura som korrigeres i Tripletex og som ikke stemmer overens med shoppen. Dette gjelder selskapene:

  • Oslo Lunsj AS
  • Oslo Lunsj avd Høyskoler AS
  • Comedor

Blir generert som en .csv fil som skal importeres inn i de ulike regnskapssystemene. Filene blir lagret løpende per uke og får tittelen uken den tilhører. De løpende filene blir lagret her: 

Filer for import til Tripletex

Splitt filen i 3 selskaper

I første omgang skal filen splittes i 3 like fiker, herunder OL_6, AHO_6 og NIH_6 for uke 6. Deretter må du redigere hver av filene til kun å innholde korrekt antall kunder. Filens skal inneholde følgende: 

  • AHO_6 – Gjelder for Arkitekt- og designhøgskolen, AHO studentforening og Oslo Arkitekturtriennale. I utgangspunktet faktureres det med 15& MVA. Dersom arrangementet er med alkohol eller med personell så skal fakturaen faktureres med 25% MVA. Dette blir automatisk håndtert av Shoppen. Men alle tilstelninger som har en faglig tilknytning kan regnes som undervisningsrelatert. Disse fakturaene skal i så fall faktureres med 0% MVA og dette må korrigeres manuelt. Hvert arrangement må vurderes individuelt.
  • NIH_6 – gjelder for Norges Idrettshøgskole, Kunsthøgskolen i Oslo og Norges Musikkhøgskole. Gjelder for Arkitekt- og designhøgskolen, AHO studentforening og Oslo Arkitekturtriennale. I utgangspunktet faktureres det med 15& MVA. Dersom arrangementet er med alkohol eller med personell så skal fakturaen faktureres med 25% MVA. Dette blir automatisk håndtert av Shoppen. Men alle tilstelninger som har en faglig tilknytning kan regnes som undervisningsrelatert. Disse fakturaene skal i så fall faktureres med 0% MVA og dette må korrigeres manuelt. Hvert arrangement må vurderes individuelt.
  • OL_6 – alle restrende kunder. 
Flytte kunder til de respektive filene

Filen må lagres som .csv fil. Du må derfor bruke et egnet program for å redigere filen. F eks BB-Edit eller Numbers fungerer bra for dette formålet. Åpne filen OL_6 og starte med å sortere kundene i alfabetisk rekkefølge. Klipp deretter ut de ulike kundene og flytt de over til filene AHO_6 og NIH_6. 

Månedsfaktura

En del kunder skal kun faktureres 1 gang i måneden. Disse kundene må klippes ut av OL_6 filen og plasseres i en egen fil. Filen må lagres som f eks Februar og lagres i samme mappen som importfilene. Fakturaene som skal ha månedsfaktura er følgende: 

            • Ak Jensen Investment
            • Ak Jensen Limeted skal ha frakt for AKJ selskapene
            • Ak jensen Norway
            • AKJ PE AS
            • Arthrex
            • Beining & Bogen
            • Eventim Norge AS
            • Greenbird Int. Tech, konsulent Vegard S
            • Forlaget Manifest
            • Manifest Media
            • Manifest Analyse
            • Mneminic
            • Public Property Invest ASA
            • Reiulf Ramstad Arkitekter
            • TheFactory AS
            • Stolt IT
            • Ære Strategic Innovation
Import til Tripletex

Når alle kundene er fordelt per fil så kan filene lagres som en .csv fil med semikolon som skilletegn. Filen er nå klar for og importeres til Tripletex. Åpne Tripletex og går deretter til  faktura –  import – ordreimport. Trykk på velg fil og hent opp filen OL_6 og start importen. Etter en stund så har programmet importert filen. Gå deretter til – ordre og sjekk at fakturaene er ok. NB! Gjenta denne prosessen for fakturering til AHO og NIH.

Sjekk de importerte dataene

Dersom det er noe feil med importen som f eks feil på firmanavn, feil på adresse, mm, så må dette korrigeres i shop. Ved feil i shop så vil ikke Tripletex kunne finne selskapet i Brønnøysund og fakturaene blir registrert på feil org.nummer. Fakturaen vil heller ikke kunne sendes til korrekt EHF / mottaker hos kunden. Det er shop som bestemmer datagrunnlaget. Hvis f eks firmanavnet rettes i Tripletex men ikke i shop, så vil firmanavnet ble overskrevet ved neste import av navnet som er lagt inn i shoppen. Alle data må rettes i shoppen for at faktureringen skal bli korrekt.

AHO / NIH

For fakturering til AHO og NIH så husk å sjekk fakturaene for korrekt MVA. I utgangspunktet faktureres det med 15% MVA. Dersom arrangementet er med alkohol eller med personell så skal fakturaen faktureres med 25% MVA. Dette blir automatisk håndtert av Shoppen. Men alle tilstelninger som har en faglig tilknytning kan regnes som undervisningsrelatert. Disse fakturaene skal i så fall faktureres med 0% MVA og dette må korrigeres manuelt. Hvert arrangement må vurderes individuelt.

Beregning av varekost / adminkost

Noen kunder krever et det legges ved en berging av administrasjonskostnader og  varekostnader. Dette er krav fra skatteetaten for at deler av lunsj-kostnaden skal være fradragsberettiget. Vi gjør dette kun på de kundene som har bedt om det. Disse kunden skal det beregnes admin/varekost for: 

  • Aspelin & Ramm
  • Senter for grunnforskning ved det norske viteskaps-akademiet
  • Natura Lab

Sende fakturaene

For alle lunsj–kundene skal det sendes en samlefaktura for hele uken. Alle ordrene for lunsj-kundene skal slås sammen og legges ved per ukesfaktura. Andre ordre for catering eller ad-hoc kjøp skal sendes  enkeltvis. 

Skroll til toppen